Упаковочный лист (Packing list) – товаросопроводительный документ, в котором содержится полный перечень товара по каждому товарному месту в отдельности (коробка, ящик, паллета и т.д.). Отгрузка товара продавца покупателю обычно всегда сопровождается выпиской упаковочных листов.
Упаковочный лист очень похож на инвойс и часто много информации в этих документах дублируется, но в упаковочном листе кроме данных об отправителе, получателе груза, наименовании груза также указаны весовые характеристики груза и упаковок, их объемы и информация о том, во что и как груз упакован.
Основным отличием от инвойса является отсутствие информации о цене каждой позиции и груза в целом. Но и запретить вам указывать эти данные ни кто не может. Нет определенной формы и каждая компания сама придумывает форму упаковочного листа.
Упаковочный лист очень удобен перевозчику и всем, кто имеет дело с погрузкой, разгрузкой, сортировкой и учетом груза, по нему считают количество мест и проверяют целостность груза.
Упаковочный лист выступает в роли сопроводительного документа к инвойсу. Упаковочный лист используется в качестве дополнения к инвойсу в том случае, когда отправляется большое количество наименований товаров или, когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны.
Упаковочный лист должен содержать:
- Номер и дату документа (упаковочного листа).
- Наименование и адреса Продавца, Грузоотправителя, Покупателя и Грузополучателя.
- Номер и дату контракта, заказа.
- Перечень всех транспортируемых товаров с точным описанием наименования товара.
- Количество товара (число штук в упаковке).
- Номер упаковки (номер места).
- Вид упаковки.
- Габаритные размеры мест.
- Вес товара брутто и нетто в конкретной упаковке.
- Общий объем и вес груза.
Упаковочный лист необходим транспортным и логистическим компаниям, т.к. перевозимый груз проходит через их склады, задействованных в доставке груза. Если товар экспортируется за границу, то упаковочный лист оформляется обязательно и предоставляется в таможенные органы. Упаковочный лист располагается на поверхности упаковки таким образом, чтобы со всей необходимой информацией можно было быстро ознакомиться.
К упаковочному листу при экспорте применимы те же требования, что и к остальной сопроводительной документации. Например, он должен быть переведен на язык страны, куда направляется товар.
При импорте вы вправе предъявить продавцу требования к формату и содержанию документа, чтобы при прохождении таможни не возникло проблем ввиду недостаточности данных.
Рекомендуем герметично закрыть упаковочный лист, чтобы он не потерялся и не испортился в процессе перевозки. Документ следует вложить в подготовленный карман, который размещается сбоку упаковочной тары.
Пример заполнения
- Вверху страницы по центру отражается наименование документа. В следующей строке указывается официальное наименование фирмы-отправителя.
Если грузоотправителем является физическое лицо, необходимо вписать его паспортные данные и ФИО.
2. Далее по тексту последовательно указывается следующая информация:
- название фирмы-получателя;
- точный адрес доставки товара с указанием индекса и региона.
- данные о товарной накладной;
- сведения о виде упаковочного материала (коробка из картона, ящик, пакет, сверток и т.п.);
- указание на количество отгрузочных мест.
Если партия товара должна быть доставлена в другое государство, то адрес указывается на двух языках (русском и страны-назначения).
3. Затем оформляется таблица с основными параметрами груза:
- наименование перевозимого товара;
- применяемая единица измерения;
- количество и вес продукции.
4. Ниже таблицы отражаются сведения об общей массе товара (нетто и брутто).
5. В предпоследней строке указываются данные о сотруднике, который осуществлял упаковку, и о том, кто проверял работу упаковщика. Оставляется место для указания его подписи и должности.
6. Последним реквизитом идет дата оформления листа.
Лист должен быть заполнен аккуратно, без исправлений и зачеркиваний.
Пакинг лист необходимо оформить в нескольких экземплярах, по одному для каждой из сторон, принимающих участие в отгрузке, доставке и получении товара.