Invoice это Счет-фактура — коммерческий документ, в котором отражена сделка между покупателем и продавцом.
Инвойс является обязательным документом для таможенных сборов и НДС, так как подтверждает стоимость декларируемого товара, указанную в договоре. Кроме этого назначения, коммерческий инвойс может выступать в качестве накладной к товару, а также служить удостоверением его происхождения. Инвойс, выставленный продавцом, свидетельствует об обязательстве покупателя оплатить товар в соответствии с условиями, указанными в договоре.
Коммерческий инвойс – обязательный документ для прохождения таможни: без него перевозимый товар не растаможат. Инвойс выписывается экспортером одновременно с отгрузкой товара и направляется покупателю. Главные особенности документа следующие:
- оформляется продавцом и передается покупателю;
- указываются подробные характеристики качества товара, происхождения, его количество и другие особенности, условия поставки;
- обязательно вносится полная стоимость партии товара и реквизиты его владельца.
В российской практике инвойс не используется: счет-фактура не является полным аналогом этого документа, так как применяется только для расчета налогов. В РФ инвойс заполняют только при международных коммерческих операциях.
Наиболее распространены счета двух типов – коммерческий инвойс (инвойс-фактура) и проформа-инвойс.
- Коммерческий инвойс (инвойс-фактура) – вид товаросопроводительного документа, по которому фактически происходит оплата товара. Является обязательным для заполнения экспортной декларации и таможенной очистки товара, переправляемого через границу.
- Инвойс-проформа – предварительный счет на оплату, выписываемый поставщиком. После утверждения суммы оформляется окончательный счет – коммерческий инвойс.
Проформа-инвойс обычно выписывается, если товар поставляется по частичной предоплате или безвозмездно (гуманитарная помощь, для участия в выставках, акциях, аукционах и др.) Проформа-инвойс может быть оформлен на отгруженный, но еще не реализованный товар, и наоборот.
Следует знать, что проформа-инвойс не содержит требования об уплате указанной в нем суммы: выполняя все остальные функции счета, он не может быть признан платежным документом. На основании счета-проформы деньги за товар получить нельзя.
Продавец (поставщик) должен заполнить инвойс, который должен содержать следующую информацию:
- дату составления и номер инвойса;
- реквизиты (наименование, адрес) отправителя (продавца);
- реквизиты получателя (покупателя);
- сведения о контракте (номер и дата заключения);
- название продукции, описание каждого вида (модель, артикул);
- количество единиц/веса товара;
- цену за единицу груза;
- общую стоимость товара;
- код ТН ВЭД груза;
- общую стоимость всей партии отправляемого товара – сумму инвойса;
- данные о стране-производителе, стране-экспортере (если она не является производителем);
- страну-получателя;
- цель экспорта товара;
- НДС (может не упоминаться, если налог нулевой);
- условия поставки соответственно Инкотермс.
Как правильно заполнять инвойс
За время международной коммерческой деятельности сложились определенные требования к оформлению этого вида документа, которым нужно следовать.
- Коммерческий инвойс оформляется на стандартном листе А4, но предпочтительнее – на специальном фирменном бланке поставщика: это удобнее, так как лист уже содержит все необходимые реквизиты продавца.
- Документ может заполняться как от руки, так и в печатном варианте.
- Заверяется инвойс только личной подписью лица, ответственного за отправление товара.
- Сумма инвойса обычно выражается в валюте, указанной в контракте. Иначе обязательно указывается, по какому курсу (указать дату перевода) будет проведена конвертация.
- Документ заполняется на языке, понятном для обеих сторон сделки, чаще всего – на английском. Таможня РФ принимает документы, оформленные на русском языке, поэтому потребуется его перевод. Сейчас успешно используется практика двуязычного заполнения документа – на языках поставщика и получателя, разделенного на две колонки.
- Если товар отправляется не с коммерческой целью, обязательно указывается причина его перемещения. Например «Товар не для коммерции. Оплаты не требуется» или «Замена брака. Стоимость указана только для таможенного оформления» и др.
- Если страховка и транспортировка оплачивается отправителем, их стоимость указывается в инвойсе отдельной строкой.
- Инвойс заполняется в нескольких экземплярах: для отправителя, получателя, перевозчика, таможни. Одна из копий кладется в отправленный груз.
Соответствие заполнения инвойса требованиям строго проверяется таможенными органами: некорректное заполнение может значительно увеличить сроки таможенного оформления, в результате испортить отношения между заказчиком и поставщиком.
Правила описания товаров
Описание каждой позиции товара должна включать определенный перечень информации, от полноты которой зависит время прохождения грузом таможенного контроля и в результате – соблюдение сроков поставки посылки. В этой части инвойса нужно указать:
- наименование продукции;
- сферу применения товара;
- серийные номера, тарифный номер (при их наличии);
- материал изготовления;
- количество единиц продукции;
- тип упаковки товара;
- вес;
- объем, площадь, количество мест, занимаемые грузом;
- единицы измерения (кг, л, шт. и др.);
- цена единицы товара;
- общая стоимость груза.
Полное описание груза – главное требование успешной его доставки до места назначения. Оно должно отвечать на основные вопросы: что это за товар? из чего сделан? для чего (как будет применяться)? каково количество?
Особые требования к некоторым товарам
К описаниям некоторых групп товаров предъявляются особые, дополнительные требования. Помимо общей информации, описания такой продукции должны содержать дополнительные сведения.
Подарки
- Описание пополняется формулировкой Unsolicited gift;
- Характеристики и стоимость всех изделий.
Часы
- Указать стоимость составляющих: корпуса, натуральных камней (при их наличии), гальванических и подвижных элементов отдельно.
Химические вещества
- Указание лишь названия недостаточно: полное описание нужно для возможности классификации (например, «порошок стиральный, автомат»).
- Должна быть запись следующего содержания: «Заявляю, что все хим. вещества в отправлении не подлежат контролю, согласно нормам TSCA».
Изделия из текстиля
- Состав ткани в процентах: шерсть – 50%, лен – 40% и т.д.
- Вид переплетения нити: вязаное, тканое изделие.
- Для кого предназначается – мужское, женское, детское.
- Образцы должны помечаться таким образом: MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.
Биологические образцы
- Происхождение: животное, человеческое и др.
- Причина отправки (проведение эксперимента, тестирования).
- Способ, используемый для транспортировки: заморозка, сухой лед и др.
- Сроки хранения образца.
- К инвойсу прикрепляется копия разрешения на экспорт/импорт и номер разрешения.
Перед отправкой груза следует тщательно проверить, чтобы все необходимые данные были внесены в коммерческий инвойс, а также наличие достаточного количества копий документа. Недостаток знаний оформления приводит к серьезным проблемам с оплатой инвойса.